سجل الآن

تسجيل دخول

فقدت كلمة المرور

فقدت كلمة المرور الخاصة بك؟ الرجاء إدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك. ستتلقى رابطا وستنشئ كلمة مرور جديدة عبر البريد الإلكتروني.

ادارة المستقلين وفرق العمل عن بعد

بخصوص ادارة المستقلين المتمثلين في فرق العمل عن بعد . هناك العشرات، إن لم يكن المئات من المقالات والكتب، والمواقع الإلكترونية المليئة بأفكار وحلول وآليات حول كيفية إدارة العاملين عن بعد کمستقلين منفردين أو فرق عمل موزعة عن بعد، ولكن في معظمها لا ترقى لأكثر من نصائح أو تعميمات واسعة فضفاضة وسطحية. في هذه الصفحة سوف نتعرف على كيفية ادارة المستقلين بحيث تكون مدير شركة او مسؤول ناجح ومميز جدا في هذا المجال.

اليات التوظيف ادارة المستقلين

ادارة المستقلين في فرق عمل موزعة عن بعد

لن نذهب بعيدأ حيث ذهب الآخرون، ولكن سنحاول تقديم بعض الآليات والحلول حول كيفية إدارة وتنظيم المستقلين، مستندين من الواقع العملي لتجارب بعض المؤسسات التي تبنت سياسة العمل عن بعد. وسنحاول عرض الآليات متسلسلة من إدارة العضو الجديد إلى إدارة الفريق بكامله، ومن هذه الآليات:

أ- الصورة الكبيرة تحتاج إلى إطار

الخطوة الأولى في رحلة إدارة المشاريع هي وضع إطار يحدد المشروع. وهذا يعني وضع تعريف واضح للهدف النهائي ووضع معايير لتنفيذ المشروع، بحيث يمكن للمستقل أن يرى بوضوح الهدف النهائي المطلوب تحقيقه. هذا يعني ان ادارة كل المستقلين التابعين لك سيكون هو إطار الصورة.

ب- قبل البداية الحقيقية للمشروع

قبل البدء في العمل، وقبل عقد الاجتماع الأول أو إرسال الرسالة الأولى للمستقل الذي تعاقدت معه يجب تحضير قائمة بكل ما سيحتاجه لإتمام مهمته، بما في ذلك كلمات المرور والأذون إلى قواعد البيانات أو المواقع الإلكترونية، وتخصيص روابط وصول للمستقل إلى أي مستندات Google أو أدوات قواعد البيانات، ومعلومات الاتصال لأعضاء الفريق الذي سيتعامل معه، إن كان المستقل ضمن فريق عمل.

بالإضافة لوضع خطة اتصال أي معرفة تفاصيل عدد المرات التي ستحتاج إليها للحصول على تقرير عن التقدم المحرز في المهمة. ويمكنك التواصل عبر البريد الإلكتروني أو برامج الدردشة ولكن لتجب الارتباك والتوثيق التواصل يمكن التواصل مع المستقل من خلال مركز إدارة المشروع الخاص بك على مستقل.

ولا ننسى وضع خطة توجيه للمستقل، فهي تسمح له بالانخراط سريعة ضمن الفريق وبعدها يألف كافة الجوانب الخاصة بمهمته وبالمهام الأخرى ذات الصلة به، وذلك لما لعملية التوجيه من دور مهم في اكتشاف التوقعات المتبادلة، بمعنى أخر تستعرض العملية ما هو المتوقع من المستقل وما ينبغي عليه توقعه من المؤسسة سواء بسواء. ادارة المستقلين يجب ان تتم من البداية الحقيقية للمشروع الخاص بك.

ج. مراقبة أداء المستقل في عقد العمل بالساعة

إذا كانت المهمة عبارة عن عقد عمل بالساعة، كمهمة خدمة العملاء، فأنت بحاجة لآلية تطمئنك أن المستقل متواجد في مكان عمله، يمكنك استخدام تطبيقات تساعدك على معرفة ساعات الدخول للمستقل ولقطات في أوقات عشوائية تضمن لك أن المستقل يستحق الأجر الذي تدفعه، ويمكن أن تكون هذه المراجعة للعمل بشكل يومي أو أسبوعين حسب الضرورة وإذا لم تملك البرامج التي تمكنك من ذلك فيمكنك مراجعة فصل الأدوات والخدمات المستخدمة في بناء فرق العمل عن بعد، ففيه ستجد ضالتك.

أما إذا كانت المهمة لا يمكن تعقبها عبر لقطة؟ فليس هناك أي مشكلة. فهناك ما يسمى الوقت اليدوي، بحيث يتم تسجيل الوقت للمكالمات الهاتفية، وجدولة العملاء الذين تمت خدمتهم، ويجب أن تكون آلية الوقت اليدوي واضحة للطرفين لتجنب النزاعات مستقبلا.

د- إدارة المشاريع الخاصة بك

تشكل الإدارة الناجحة للمشروع عامة أساسية من عوامل نجاحه، كإدارة المواعيد النهائية والتواصل مع المستقلين وغيرها. ويمكنك استخدام أداة لإدارة المشاريع كتلك التي أوردناها في فصل الأدوات والخدمات
المستخدمة في بناء فرق العمل عن بعد أو ببساطة استخدام جداول البيانات لتتبع ما يجب القيام به، ووضع خريطة طريق للمشروع للمساعدة في معالجة كل مرحلة من مراحل المشروع، واحدة تلو الأخرى.

ه- تحقيق التوازن بين جداول الأعمال

المستقلون الماهرون والذين لديهم خبرات مميزة قد لا تكون الوحيد الذي يعملون لصالحه، لذلك وجب عليك الأخذ بعين الاعتبار هذه النقطة، بحيث تستطيع تنسيق جداول أعمالهم بما يتوافق وحاجات العمل لديك.

و- إدارة جيدة للتواصل

لیس سر، أن التواصل الجيد هو حجر الزاوية في نجاح أي مهمة يقوم بها مستقل، ولكن إدارة التواصل عن بعد أمر ليس بالسهل. ادارة المستقلين والتواصل معهم سيكون مهم جدا للاطلاع على أهم النقاط .ونستعرض فيما يلي إلى بعض المبادئ للتواصل الناجح (نصي أو مرئي):

  • تكوين فهم مشترك لكيفية إعطاء وتلقي ردود الفعل.
  • العمل على الحد من المسافة النفسية بين أعضاء الفريق، عن طريق تبادل الكتب والحديث عن الثقافات النائية، والاحتفال كمناسبة خاصة معا كفريق
  • البساطة: عن طريق معلومات مركزة خالية من البلاغة الزائدة.
  • تنوع الرسائل: يمكن إيصال التصور المطلوب بطريقة أكثر فعالية إذا تم استخدام آليات متعددة لذلك، فعندما تصل الرسالة إلى الفرد الواحد من ست جهات متفرقة فإن حظها من الاستماع إليها وتذكرها سيكون أوفر.
  • التكرار: فجملة ترد هنا وعبارة تقال هناك، وصرف دقيقتين في بداية الاجتماع وخمس دقائق عند نهاية الاجتماع للحديث حول الموضوع، هذه الإشارات المختصرة يمكنها أن تخدم كمية ضخمة من الاتصال الناجح، وهذا ما تحتاجه لكسب القلوب والعقول.
  • كن أنت القدوة، وحافظ على البقاء على اتصال دائم، وخصوصا مع العاملين في المناطق النائية، لأن التذبذب في الاتصال يضع الفريق في خطر الشعور بالإهمال، وحاول أن تكون متاحة لدعم العاملين عن بعد.
  • وضح الاستثناءات إذا احتجت إليها.
  • اتقن فن الإصغاء.
  • دائما قم بإعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها.
  • حاول قراءة رسائلك قبل إرسالها بنغمات عاطفية مختلفة، لمعرفة ما إذا كان هناك أي طريقة يمكن للمتلقي أن يفهمها بشكل مختلف.
  • تمرن على جعل كتابتك أكثر مغزی، فالكتابة هي واحدة من أعظم مهارات التواصل.

مستويات الاتصالات في عالم العمل :

المستوى الخامس

المقابلة الشخصية التخطيط لمقابلة شخصية يسمح للجميع بالتفكير بموضوع النقاش بشكل مبكر. ويسمح لك بجمع المعلومات الضرورية للقاء.

المستوى الرابع

محادثة الفيديو المشاهدة البصرية تضيف مستوى جديد للمناقشة والتفاهم.

المستوى الثالث

المكالمة الهاتفية يمكننا من خلالها تتبع الآراء و التعرف على ردود الأفعال من نبرة الصوت، ولكنها تحتاج إلى جدولة قبل بدء المناقشة.

المستوى الثاني

الرسائل النصية وهي سريعة في الأخذ والرد، ولكنها غير مناسبة لمناقشة المسائل المعقدة.

المستوى الأول

البريد العادي أو الإلكتروني وقد يستغرق ساعات أو أيام لوصوله و الرد عليه.

وبالتالي معرفة أي أساليب التواصل المناسبة للسياقات محددة مهم في الحد من إهدار الطاقة والوقت. وتعرض الآن لنتائج دراسة شملت 250 شخص يعملون عن بعد، حول أفضلية استخدام أدوات التواصل في الفرق النائية:

دراسة 250 شخص

ز- الاعتماد على أدوات التعاون

سبق وعرضنا بإسهاب أدوات التواصل بين الفرق الموزعة عن بعد أو المستقلين، ليس للتنويه عن وجودها فقط وإنما لأهميتها ودورها في تعزيز التعاون والتنمية الثقة والانتماء بين أعضاء الفريق العامل عن بعد. ادارة كل المستقلين مهم جدا لترسيخ التعاون بين الموظفين.

ح- الاجتماعات الدورية

بحيث يتم وضعها في جدول أعمال الفريق وتحديد موعدها مسبقا، ومن المهم أيضأ تحديد الغرض من كل اجتماع، بحيث يكون الهدف من الاجتماع واضحة للجميع، ويجب على جميع أعضاء الفريق مراعاة آداب المشاركة في الاجتماعات عن بعد والتي من أهمها:

  • أن تهيئ لنفسك مكان خال من الضوضاء لحضور الاجتماع، وتتأكد من أن خدمة الإنترنت يمكن الاعتماد عليها.
  • التأكد من فعالية جميع الأجهزة التي ستستخدمها للتواصل کسماعات الرأس والميكروفون ووضع جهازك المحمول على الوضع الصامت.
  • إعطاء الاجتماع عن بعد اهتمامك الكامل به، فلا تنشغل ببريد الخاص أو أي شيء قد يفوت عليك جزء مهم من الاجتماع من حيث لا تدري.
  • أن تعلن عن نفسك في كل مرة تتحدث فيها، حتى يتسنى للجميع المعرفة الواضحة حول من يتكلم.

ط- عينات من المنتج

أنت كشركة ناشئة ستقوم بإعداد مجموعة من المنتجات أو المواد الترويجية (كالأقلام والكراسات، والأكواب، وغيرها) التي تحمل شعار الشركة أو صورة لأحد منتجاتها، تذكر دائما أن تشمل أعضاء فريقك عن بعد بهذه المنتجات أو عندما تقوم بتوزيع عينات من المنتج الخاص بالشركة، لما لذلك من أثر إيجابي على أداء المستقلين، لأنه يعزز الشعور بالملكية (يقوم المستقل بالعمل كأن الشركة له) وليس التبعية. المستقلين كلهم من خلال الادارة لا يحتاجون تقريبا الى اغلب هذه المستلزمات.

ي- المشاركة الأجواء العمل

أنت كمدير في فريق العمل عن بعد لديك كمبيوتر محمول وكاميرا وإنترنت، إذا قم بجولة سيرا على الأقدام حول مكتبك لإظهار الحفريات، أعمال الصيانة، والجو العام المحيط بك، ثم إعطاء أعضاء فريقك العامل عن بعد فرصة لعرض صورة المنطقة العمل الخاصة بهم. ادارة المستقلين تتم الكترونيا لهذا يجب ان يتم توفير كل المستلزمات الضرورية.

ك- زيادة إنتاجية الفريق

زيادة الإنتاجية هي: أن نصبح أكثر كفاءة في العمل، مع قضاء وقت أقل في العمل بشكل عام. سواء أكان فريقك العامل عن بعد يضم موظفين بشكل دائم أو مستقلين يعملون بشكل مؤقت، فأنت كقائد لهذا الفريق ملزم بتحفيز أفراد الفريق على زيادة إنتاجيتهم ورفع مستوى الأداء والتركيز في العمل، من خلال مساعدتهم على معرفة ذاتهم وعاداتهم وبيئتهم ومستويات الطاقة المحيطة بهم، ثم تبني بعض العادات والسلوكيات الهادفة مثل:

  • تحسين المزاج العام للمكتب أو مكاتب العمل الذي يعملون فيه، لما له من أثر مباشر وفعال على مستوى الإنتاجية.
  • إزالة العلامات المتعددة على المتصفح الخاص والتي تعمل على إغواءه بالدخول إليها.
  • تشجيعه على أخذ قسط كافي من النوم، وحتى لا يدخل في دوامة الإنتاجية المختلفة التدفق، فتارة ينتج ما ينتجه ثلاثة أشخاص، وتارة يغيب عن الشاشة بشكل غير مبرر.

ل- عدم تأييد الفريق القريب

لو كان بعض أعضاء الفريق قريبون لك جسدية في حين أن البعض الآخر بعيد، فيكون من السهل جدا أن تنزلق لإعطاء هؤلاء القريبين الأولوية في الحصول على المعلومات التي يحتاجونها، ولكنك تعرض تماسك الفريق الخاص بك لخطر الإتلاف. لذلك وجب عليك كمدير الفريق نائي الانضباط في الممارسات الخاصة بتبادل المعلومات. هذا التبادل يتم عن طريق ادارة المستقلين بالإضافة الى الموظفين القريبين منك.

م- افعل ولا تفعل

  • افعل: أن تكون اتصالاتك المكتوبة مهذبة ومهنية وتميل إلى الرسمية، ويمكنك استخدام الكثير من الرموز للتأكيد على نقطة أنت بحاجة للفت الانتباه لها.
  • لا تفعل: استخدام اللهجة العامية أو استخدام اسمك الذي يناديك به أصحابك المقربين ولا تسمح للطرف الأخر بذلك أيضا، لأنك بذلك تلغي الحواجز بينك وبين المستقل وقد يفهم هذا التصرف على نحو خاطئ من أحد أو كلا الطرفين.
  • افعل: كن حذرا من النكات، فقد تترجم بشكل سيئ، و ، وخصوصا إذا كنت تتعامل مع مستقل يحمل ثقافة مختلفة عن ثقافتك.
  • لا تفعل: إظهار الانتماء الديني أو السياسي أو الخوض في القضايا الشخصية الخاصة بك.
  • افعل: أن تكون الاتصالات موجزة، ويفضل أن تعيد قراءة الرسالة الموجهة للمستقل بعد كتابتها، لتتأكد من أنه لا يمكن نقل المعلومات نفسها في عدد أقل . الكلمات، فهذا يعزز مهنيتك ويوفر الوقت على المستقل وعليك.
  • افعل: المحافظة على المشروع في الطريق الصحيح، عن طريق متابعة الرسائل هل وصلت أم ابتلعها فلتر البريد المزعج في البريد الإلكتروني، عن طريق ملاحظة ودية للتأكد من وصول الرسالة أو غيرها.
  • لا تفعل: أن تأخذ المستقل على حين غرة وتتصل به عندما تراه متاحة، فالأفضل إعطاء تنبيه قبل الاتصال.
  • افعل: إذا كنت تعمل مع فريق فمن المهم تخصيص وقت كاف لبناء العلاقات المهنية الجيدة وتعزيز الثقة.
  • افعل: بمجرد تسلم المنتج النهائي، لا بد من إرسال بريد تشكر فيه المستقل، وتعرف إذا كان متاحا في حال كان لديك أي أسئلة أو استفسارات.

اقرأ أيضا :

عن AdmiN

واحد من الناس اعشق التدوين والمساعدة اسأل اي سؤال في اي مجال وسوف احرص على اجابتك بطريقة تقنعك حتى وان لم اكن افهم في موضوع سؤالك ساقرأ عنه واعود اليك كي افصله اليك واقربه الى ذهنك اكثر انا صديق الجميع ومستعد للمساعدة في كل وقت.

‎إضافة تعليق

ما هي عاصمة مصر ؟ ( القاهرة )

istanbul escort - escort izmir - mersin escort - adana escort - antalya escort