في هذا المقال سوف نناقش آليات تقييم اداء العاملين عن بعد. كلنا نميل إلى الثقة بما يمكننا رؤيته، فإذا كان شخص ما يتواجد في المكتب في وقت مبكر ويتركه في وقت متأخر، فعلى الأغلب يعطي انطباعا أنه موظف يعمل بجد، ولكن في الواقع قد يكون أقل إنتاجية من أقرانه. ولهذا ينصح العديد من الخبراء بتجنب تقييم الأعمال عن طريق الملاحظة بدل التركيز على العمل الفعلي في حد ذاته، لأن نظام الملاحظة يصبح عقيما في حال التعامل مع فريق يعمل عن بعد، حيث من الأفضل التركيز على “ماذا” و”كيف” بدلا من “أين” و”متى”.
طرق تقييم اداء العاملين عن بعد
خطت بعض الشركات مثل IBM و P&G خطوات كبيرة في مجال التقييم عن بعد، ولكن العديد من الشركات لا تزال تكافح مع الأساسيات، وهنا نعرض لكم بعضأ من أفضل الممارسات التقييم عمل فريق يعمل عن بعد:
أ- لا تركز فقط على النتائج
ينبغي أن يستند الأداء على الجمع بين أمرين: النتائج والسلوك. كلاهما ضروري، يقول Dick Grote وهو باحث يحظى باحترام كبير في هذا المجال، أنه لا ينبغي على الإدارة مكافأة الأشخاص الذين يحققون النتائج ولكنهم يتجاوزون سياسات الشركة للقيام بذلك. وأيضأ لا ينبغي مكافأة الأشخاص الذين يتبعون القواعد ولكنهم غير منتجين) لأن ذلك يغريهم على إتباع أساليب ملتوية في تحقيق النتائج، وبالتالي يجب على المديرين معرفة طرق لتقييم كل من الأداء والسلوك، ومن أهم المعايير السلوكية: الثقة، وإدارة الوقت، وسهولة الوصول وغيرها. هناك امور مهمة بقدر النتائج في تقييم الاداء الخاص بالفريق أو العاملين.
ب- حذار من النتائج غير المقصودة
من الطبيعي اعتماد مقاييس مختلفة في كل شركة لتقييم الأداء، ولكن هذه المقاييس قد تؤدي إلى سلوكيات تعطي نتائج عكسية. على سبيل المثال: يقول Jim Ware (مؤسس The Future of Work) وضعنا مقياس تقييم لفريق مركز الاتصال وهو تقييم مدى متوسط مدة المكالمات مع الزبائن، فأدى ذلك وبسهولة إلى محاولة إنهاء المكالمات قبل الأوان ومن دون حل حقيقي لمشاكل العملاء. أما صديقي Tony Hsieh (الرئيس التنفيذي لشركة Zappos) فقد اتخذ نهج مختلفة جدا. وهو تشجيع مكالمات الخدمة الطويلة، وقد أدى ذلك لبناء الكفاءة حسب علاقات قوية مع عملائها.
ج- إشراك أعضاء الفريق في وضع معايير الأداء
يجب إشراك جميع أعضاء الفريق في وضع معايير الأداء منذ البداية، من خلال خلق مساحة للتحدث بصراحة، وتشجيعهم على التحدث بصراحة حتى لا يشعروا أنهم منفصلون عن بقية المؤسسة، وبذلك ستحصل على أفكار إبداعية في كثير من الأحيان تظهر في تقييم الأداء بشكل أفضل. بالنسبة الى الاداء فأن تقييم الاداء للعاملين سوف يتضح من خلالها كثيرا.
د- حذار من التقييم الذاتي
لا يمكنك الاعتماد على تقييم اداء أفراد الفريق أو العاملين عن بعد لنفسهم ذاتيا، لأنهم وبكل بساطة يمكن أن يقعوا في أحد نوعين من التحيز وهما:
- الأول: هو أنهم يعتقدون أنهم أفضل في وظائفهم وهو ما يسمى “تأثير الثقة الزائدة”.
- الثاني: هو أن يأخذون لأنفسهم الفضل الأكبر في تحقيق النتائج الجيدة، بدون أن تكون لهم الكثير من المسؤوليات التي أدت لتلك النتائج، وهذا ما يسمى ب “خطأ الإسناد الأساسي”. وهذا النوع الأكثر انتشار لأن أفراد الفريق يعملون في فقاعات معزولة دون تغذية راجعة منتظمة.
ه- راقب وقت المستقل
يمكنك كمدير وحتى يكون التقييم صحيحا للمستقل، الطلب منه تسجيل المهام الإضافية التي عمل عليها، وكذلك الوقت الإضافي الذي احتاجه لإكمال المهمة. على سبيل المثال: إذا كان المستقل يقوم بتقديم الاستشارات للعملاء وكان هناك زيادة في الوقت المقرر لهذه الاستشارة بمعدل خمس دقائق في كثير من الأحيان، فالأفضل أن تطلب منه تسجيلها. هذا سوف يساهم في تقييم الاداء لكل العاملين عن بعد او ما يسمى المستقلين.
ولكن عند تسجيل الوقت الزائد، يجب أن يكون على استعداد السؤال لا مفر منه وهو، لماذا أخذت وقتا طويلا للقيام بذلك؟ وهل هناك طرق لتسريع هذه العملية من دون التضحية بالجودة؟.
و- مراجعة الأداء
مراجعة الأداء مع أعضاء الفريق هي أداة مهمة للتواصل والتقييم. ففي مسح أجرته SHRM في خريف عام 2012 تبين أن 74٪ من الشركات تستعرض الاداء الخاص بالمستقلين عن بعد بشكل سنوي. في حين يستعرض 21٪ السلوك بشكل نصف سنوي. وهناك نسبة صغيرة تستعرض الاداء بشكل ربع سنوي أو بشكل دائم الخاص بالعاملين عن بعد. وكل هذا يمكن ان يتم عبر تقييم اداء كل العاملين عن بعد أو المستقلين.
ويمكن أن تكون مراجعة الاداء فعالة الخاصة بالعاملين عن بعد إذا تبنت سياسة: تحديد أهداف واضحة، وتحديد مسؤوليات العمل الرئيسية، وتحديد واستخدام الكفاءات، والتدريب المستمر، ردود الفعل، وإعطاء تقييم موضوعي للأداء، ويمكن توضيح خطة سير مراجعة الأداء من خلال الشكل التالي:
ز- الطريق للتقييم
لا بد لك كمدير من طرح بعض الأسئلة لتتمكن من الوصول لصيغة جيدة ومرضية لتقييم اداء الفريق أو العاملين عن بعد، ومنها:
- الإنتاجية: هل تم استكمال المهام بالمواعيد النهائية؟.
- جودة: هل هناك أي تغيير في جودة العمل المنجز؟.
- الاتصالات: هل كان هناك أي مشاكل في الوصول إلى المستقل؟ هل رد على الرسائل في الوقت المناسب؟
- تكنولوجيا: هل كان لدى المستقل مشاكل مع المعدات؟.
- بيئة العمل: هل المستقل لم يكن قادرة على خلق بيئة عمل خالية نسبيا من الانحرافات الأسرة والأصدقاء والجيران؟.
- عادات العمل: هل المستقل استقر في روتين العمل المنتج؟.
- تفاعل الفريق: هل المستقل قادر على التواصل بشكل فعال مع زملاء العمل؟.
- العزلة: هل المستقل يجد أي مشاعر عزلة عند العمل في المنزل؟.
ح- نموذج مقترح لتقييم الأداء
في الصفحة التالية نموذج مقترح لتقييم أداء المستقل.
ط- نموذج منصة مستقل لتقييم الأداء
تقدم منصة مستقل نموذجا لتقييم اداء المستقل او العاملين بعد الانتهاء من المشروع تتضمن النقاط التالية:
ويمكنك من خلال النموذج أيضا كتابة وصف حر لعمل المستقل أو عاملين عن بعد وادائهم في تنفيذ المهمة وتقديم وصف لنقاط الضعف والقوة لديه. وفي النهاية فإن عمليات التقييم المحددة، جنبا إلى جنب مع الأهداف والغايات، سوف
تختلف تبعا لنوع الصناعة والعمل الذي تقوم به، ولكن تبقى المبادئ والمعايير السلوكية عامة أساسيا في تقييم اداء العاملين عن بعد.
إضافة تعليق
يجب عليك تسجيل الدخول او التسجيل لتستطيع اضافه تعليق .