التوظيف عن بعد المفهوم وتوزيع فرق العمل

آليات التوظيف عن بعد لها مبادئ ثابتة يجب الالتزام بها. جديد المقالات الخاصة بنا سوف تشرح لكم كل هذه المعلومات التي يحتاج إليها الزوار الكرام. سيتم في صفحات اخرى او عبر نفس الصفحة العمل على تعريفك بأهم المواقع الالكترونية. من ضمن هذه المنصات ستكون هناك مواقع عالمية ولكن هذا لا يعني أنها تخلو من المنصات العربية. قبل ان نبدأ يجب الالتزام بالتوجه الى المقالات المتشابهة في نهاية المقال لكي يتم اكمال الأفكار التي لا يمكن أن نكتبها في مقال واحد.

التوظيف عن بعد

مفاهيم التوظيف عن بعد الأساسية

من خلال قناعة الإدارة العليا للشركة بأن المورد البشري من أهم أصول الشركة، أصبحت مهمة إدارة الموارد البشرية هي استقطاب العناصر البشرية المتميزة، والعمل المستمر على تنمية هذه العناصر عن طريق
التدريب المستمر، لخلق كوادر فنية وإدارية طبقأ للمستويات العالمية من خلال مناخ عمل ومزايا منافسة بما يتناسب مع إستراتيجية الشركة ويمكن أن يكون العاملين عن بعد إما أفراد مستقلين أو فريق عمل متكامل، وقبل الخوض في بناء فرق العمل وأدواتها وغير ذلك، دعونا نتفق على بعض الأساسيات والمفاهيم.

مفهوم فرق العمل الموزعة

مجموعة من الأفراد يتميزون بوجود مهارات متكاملة فيما بينهم، وأفراد الفريق تجمعهم أهداف مشتركة وغرض واحد، بالإضافة إلى وجود مدخل مشترك للعمل فيما بينهم. و يعتبر أعضاء الفريق مسؤولين عن تحقيق الأهداف التي بني على أساسها الفريق، كما أن هناك قدرا كبيرا من التمكين للفريق في اتخاذ القرارات، والفريق في النهاية هو وسيلة لتمكين الأفراد من العمل الجماعي المنسجم کوحدة متجانسة.

وهناك مجموعة من الفوائد التي تترتب على الأخذ بمنهجية فرق العمل منها:

خلق بيئة عالية التحفيز، ومناخ مناسب للعمل يقلل من شعور العاملين بالوحدة ويزيد من إحساسهم بالهوية المشتركة.
إشعار العاملين بالفخر بأدائهم الجماعي لتقليل حالات الغياب والإهمال والكسل.
الإحساس المشترك بالمسؤولية تجاه المهام المطلوب إنجازها، مما يؤدي إلى التركيز على الأهداف، وتشجيع المبادرات، وتقديم الاقتراحات، مما يؤدي إلى تحفيز القدرات الإبداعية والمواهب الذاتية لدى الأفراد.
استجابة أسرع للمتغيرات البيئة.
توقع المشكلات قبل حدوثها، وتقديم حلول لها.
زيادة فعالية الاتصالات الأعضاء ومما يؤدي إلى تحسين وتنمية مهارات الاتصال لدى الأفراد.

وفي دراسة لعدد من المنظمات الأمريكية للتعرف على مدى تأثير فريق العمل على الأفراد والإدارة والمؤسسة ككل وتخص التوظيف عن بعد، توصلت الدراسة إلى شعور الأطراف الثلاثة بتطورات وتحسينات كان من أهمها:

71% يرون أن فريق العمل أدى إلى تحسين معنويات أفراد الفريق.
92% شعروا بأن فريق العمل أدى إلى رفع وتحسين معنويات الإدارة العليا.
90% ذكر بأن فريق العمل أدى إلى تحسين الجودة للسلع والخدمات.
80% أجاب بأن فريق العمل ساهم بشكل بارز وفعال في زيادة الأرباح.
81% أجاب بأن فريق العمل أدى إلى تحسين واضح في الإنتاجية.

أدوات بناء فرق العمل عن بعد

قبل مناقشة أنواع الأدوات اللازمة لنجاح عمل الفرق الافتراضية، لا بد من أن ندرك أنه يتوجب على جميع أعضاء الفريق أن يفهموا كيفية استخدام هذه الأدوات ومدى الحاجة إليها. كما أنه وقياسا على ذلك، لا يمكن اعتبار شخص ما محترفا لمجرد أن لديه تجهیز کاملا من الأدوات، فالتدريب على استخدام كل أداة في مربع الأدوات وممارسة العمل عليها. ويمكن تصنيف الأدوات اللازمة لإدارة التواصل والتعاون والتدريب للفرق الافتراضية مجموعة إلى:

منتدى النقاش المشروع:

تشغيل NetMeeting يتيح للمستخدمين تبادل المعلومات ووضع علامات على الصور من خلال لوحة بيضاء بحيث يرى جميع المستخدمين كافة التعليقات، ويستوجب وجود الخبرة لإدارة مثل هذه العمليات بكفاءة، ومشاركة الملفات، وتبادل الخبرات. في ظل الظروف الحالية المنتديات الخاصة بالنقاش مهمة. ولكن عند التوظيف عن بعد يجب ان تبقى فعالة دائما.

مرکز تخزين الملفات المشروع:

بحيث يتمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إلى ملفات المشروع بشكل متزامن أو غير متزامن.

تبادل البيانات في الوقت الحقيقي:

مشاركة الملفات في الوقت الحقيقي هو ضرورة للنجاح الفرق الافتراضية، مع تبادل الملفات في الوقت الحقيقي، فيمكن للمستخدمين عرض وثيقة مشتركة على الشاشة، التعامل مع الملف، والتوصل للنتائج بشكل فوري من قبل جميع أعضاء الفريق، مما يساعد في اتخاذ القرارات بشكل أسرع وأكثر فاعلية.

الرسائل الفورية:

وهي من الأدوات المفيدة والفعالة للفريق، وهناك العديد من برامج المراسلة الفورية مثل Facebook messenger أو غيره الكثير، والذي يسمح لأعضاء الفريق الآخرين لمعرفة من هو على الخط، بحيث يمكن أن يبدأ اتصالا متزامن معه باستخدام النص أو الصوت، ويمكن لبقية أعضاء الفريق الانضمام إلى مناقشة الوثائق، والمميز في هذه البرامج أن يمكن تبادل الاتصال بشكل متزامن أو غير متزامن. تعتبر الرسائل الفورية من أساسيات التوظيف عن بعد.

البريد الإلكتروني:

على أرض الواقع يلعب البريد الإلكتروني دورا هاما في التواصل ما بين الفرق العاملة عن بعد، خصوصا حين الاعتماد عليه بشكل ثابت كأن ترسل رسالة كل أول أسبوع تتضمن التوجيهات والمواعيد وغيرها، له فعالية كبيرة في الالتزام بمواعيد التسليم والاجتماعات. مهما كان نوع التوظيف عن قرب أو بعد فأن البريد الالكتروني مهم.

وثائق التدريب وإدارة المشاريع:

حفظ ما نوقش في وقت سابق، واحد من الأدوات اللازمة لنجاح مهمة الفريق الافتراضي، ويجب أن تضاف هذه الأدوات مع التدريب لتمكين الفريق من استخدام التكنولوجيا على نحو فعال، بحيث يتمكن أي عضو من أفراد الفريق العودة للأرشيف للإحاطة ببعض التفاصيل الإضافية.