مهام لجان فتح وتحليل العطاءات صادرة من وزارة التخطيط

ضوابط رقم (۳) مهام لجان فتح وتحليل العطاءات صادرة من وزارة التخطيط

استنادا الى الصلاحيات المخولة لنا بموجب احكام امر سلطة الائتلاف المؤقتة المنحلة رقم 87 لسنة 2004 وتعليمات تشكيلات ومهام دوائر وأقسام وزارة التخطيط رقم (1) لسنة 2012 اصدرنا الضوابط الآتية التي تخص فتح وتحليل العطاءات :

اولا:- على مقرر لجنة فتح العطاءات التأكد من إتباع الإجراءات التالية عند ممارسة مهامه:

أ– إيداع العطاءات في الصندوق المخصص لدى الجهة المعنية وبموجب وصل ينظم بنسختين تسلم إحداهما الى مقدم العطاء او من يخوله ويحتفظ بالنسخة الثانية لدى الجهة المعنية مع تدوين المعلومات التالية في سجل خاص:۔

اسم المناقصة ورقمها كما وردت في وثائقها.
اسم حامل العطاء ( مسلم العطاء المخول رسمية وعنوانه وتوقيعه.
تاريخ ووقت تسليم العطاء.
المرفقات الإضافية المرسلة مع العطاء (إن وجدت).
يجوز إرسال العطاءات بالبريد المسجل والبريد السريع ولا تقبل العطاءات المرسلة في البريد الالكتروني باستثناء أسلوب العطاء الواحد ( العرض الوحيد) على أن يتم تعزيزه بنسخة اصلية بتوقيع حي في موعد يؤمن وصوله إلى الجهة المعنية قبل رفع توصيات لجنة التحليل ، وعلى مقرر اللجنة تسجيل هذه العطاءات في السجل حال تسلمها.
لايجوز إعطاء أية معلومات عن أسماء وعناوين المناقصين أو وكلائهم او مخولیهم خلال مرحلة استقدام العطاءات وذلك للمحافظة على سرية الإجراءات .
عدم استلام أي عطاء بعد موعد غلق المناقصة.

ب – على رئيس لجنة فتح العطاءات التأكد من:

حضور أعضاء اللجنة قبل عملية فتح العطاءات وفي حالة عدم حضور البعض منهم فيستكمل الغياب من الموظفين بنفس الاختصاص يحددهم رئيس جهة التعاقد او من يخوله.
توفر كافة المستلزمات المطلوبة لعملية الفتح قبل موعد غلق المناقصة والتي تتحمل جهة التعاقد مسؤولية توفيرها.
على لجنة فتح العطاءات للمناقصات الخاصة بالمقاولات العامة بمختلف انواعها وعقود التجهيز والخدمات غير الاستشارية فتح العروض الفنية والتجارية في نفس الوقت باستثناء المناقصة بمرحلتين والمناقصة العامة بطريقة التأهيل الفني.
التأكد من وجود الأختام الموضوعة على اغلفة العطاءات أو التشميع السري عليها لمقدمي العطاءات.

ج – تجتمع لجنة فتح العطاءات ( المشكلة قبل تاريخ غلق المناقصة ) حال انتهاء الوقت المحدد لغلق المناقصة او في بداية الدوام الرسمي لليوم التالي بموافقة رئيس جهة التعاقد أو من يخوله عند اقتضاء الحاجة وذلك للمباشرة بعملية الفتح العلني وبحضور الراغبين من مقدمي العطاءات أو ممثليهم المخولين في المكان المحدد سدد لذلك مسبقة ويتم انجاز المهمة في مدة لاتتجاوز (3) ثلاثة أيام ويتم اتخاذ ما يلزم بشأن غلق السجل الخاص بالمناقصة وان يثبت في محضر اللجنة مايلي:۔

1. العطاءات التي لم ترافق معها التأمينات الأولية المطلوبة في وثائق المناقصة.
2. العطاءات المبنية على تخفيض نسبة مئوية أو مبلغ مقطوع من أي من العطاءات الاخرى المقدمة في المناقصة.
3.

العطاءات المعدلة للعطاءات السابقة كلا أو جزءا لمقدمي العطاءات واستبعاد العطاءات السابقة لهم كلا أو جزءا ذات العلاقة بالمناقصة نفسها بشرط أن تكون مقدمة خلال مدة نفاذ الإعلان عن المناقصة ويتم اعادة العطاءات المعدلة كلية الى أصحابها من مقدمي العطاءات.
العطاءات البديلة للعطاءات الأصلية المطلوبة بشروط المناقصة من الناحيتين الفنية أو المالية السابقة اذا سمحت بها هذه الشروط مع مراعاة عدم جواز تقديم أية عطاءات بديلة الا إذا كانت مرافقة للعطاءات الأصلية المطلوبة.
في حال طلب المناقصين المشاركين في المناقصة بشكل رسمي سحب عطاءاتهم من التنافس وخلال مدة الاعلان عن المناقصة وقبل موعد غلق الاعلان عندئذ تقوم لجان الفتح باعادة هذه العطاءات دون فتحها لأصحابها وتثبيت هذه الإجراءات في محضر اللجنة.

4. اسم مقدم العطاء أو وكيله الرسمي وعنوانه الكامل داخل العراق أو خارجه مع الوثائق المؤيدة لذلك.

5. عدد الأوراق المكون منها كل عطاء.

6. وضع علامة واضحة حول كل حك او محو او شطب او اضافة او تصحيح ورد في جدول الكميات المسعر مع توقيع رئيس وأعضاء اللجنة.

7. وضع خط أفقي بجانب كل فقرة غير مسعرة في جدول الكميات المسعر مع توقيع رئيس وأعضاء اللجنة أزائها .

۸. التأكد من توقيع مقدم العطاء على استمارة تقديم العطاء وعلى كل صفحة من جدول الكميات المسعرة والملاحق المرفقة معه.
د. الإشارة في المحضر الى الملاحظات او التحفظات المدونة في العطاء والملاحق الخاصة به .

ه. تأثير النماذج والمجسمات والمخططات المقدمة مع العطاءات وتثبيت أوصافها العامة وعلاماتها الفارقة.

و. توقيع رئيس وأعضاء اللجنة على جميع أوراق العطاء وجدول الكميات المسعر لمقدم العطاء وختمها بختم اللجنة.

ز. الاشارة بوضوح إلى أية بيانات أو معلومات لم تقدم مع العطاء والتي يتطلب تقديمها بموجب التعليمات الى مقدمي العطاءات بما فيها وصل شراء وثائق المناقصة.

ح. بعد انتهاء عملية فتح العطاءات يقوم رئيس اللجنة بما يلي :

أعلان اسعار عطاءات المناقصين والمواصفات الفنية ومدد التنفيذ في لوحة الاعلانات كما وردت في عطاءاتهم مع التأكيد أن الأسعار والمواصفات المعلنة خاضعة للتدقيق والتحليل.
يتم اعداد وتنظيم محضر اللجنة وتوقيعه من رئيسها واعضائها مع بيان أية ملاحظات عن عمل اللجنة.
يوقع مقدمو العطاء أو مخولیهم الحاضرين عند اجراء عملية الفتح على الكشف المعلن .

ط. تتم احالة محضر لجنة فتح العطاءات ومرافقاتها الى لجنة تحليل وتقييم العطاءات مع اعلام رئيس جهة التعاقد بذلك.

ثانيا : على لجان تحليل العطاءات المشكلة في جهات التعاقد تقويم العطاءات واستبعاد العطاءات التالية :

أ– التي لم ترافق معها التأمينات الاولية المطلوبة ( كاملة ) بموجب وثائق المناقصة مع مراعاة ما ورد في المادة (۹/ اولا/أ) من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية النافذة والتعميم الصادر بموجب كتابنا ذي العدد (1998/7/4) في ۲۰۱۳/۸/۲۰.

ب– المبنية على تخفيض نسبة مئوية او مبلغ مقطوع من أي من العطاءات الاخرى المقدمة في المناقصة.

ج– غير المستوفية للشروط القانونية المتمثلة ب (هوية تصنيف للمقاولين العراقيين ، هوية غرفة تجارة، اجازة ممارسة المهنة ، شهادة التأسيس للشركات العراقية غير المصنفة والشركات الأجنبية) و/ أو المواصفات الفنية الأساسية ومتطلبات التأهيل المؤثرة على الاحالة المنصوص عليها في وثائق المناقصة حتى لو كانت أوطأ العطاءات مع مراعاة ما ورد في تعليمات تنفيذ العقود الحكومية النافذة بهذا الشأن.
د– المناقص المدرج في القائمة السوداء أو المعلقة أنشطته او المتلكئ أو المخل بالتزاماته التعاقدية السابقة لدى نفس جهة التعاقد او مع جهات تعاقدية أخرى وبموجب وثائق اصولية او قاعدة المعلومات لدى وزارة التخطيط ودائرة تسجيل الشركات في وزارة التجارة.
ه– استبعاد العطاء الذي يقل او يزيد بنسبة ۲۰٪ من الكلفة التخمينية المخصصة لأغراض الاحالة.

فتح وتحليل العطاءات

ثالثا: على لجنة تحليل وتقييم العطاءات الالتزام بما يلي:۔

أ– يجب أن تتم عملية تحليل العطاءات سرية ويقدم التقرير النهائي الى الجهة المخولة بالمصادقة على الاحالة وحسب الصلاحيات المالية على أن يتم الالتزام بمدة نفاذية العطاءات المقدمة أو مدة تمديدها وبمدة لاتقل عن (30 يوم) من انتهاء تاريخ نفاذية هذا
العطاء.

ب– لا يجوز إرسال العطاءات الى خارج العراق لتحليلها الا اذا اقتضت طبيعة العمل ذلك وبحصول موافقة رئيس جهة التعاقد وحسب الصلاحيات المعتمدة بهذا الخصوص على أن يحتفظ بالنسخة الأصلية من العطاءات المقدمة لدى جهة التعاقد وفي حالة تعيين استشاريين من خارج العراق فيجب ارسال ممثليهم الى العراق للمشاركة في اجراء التحليل المطلوب.

ج – في حالة تضمين العطاء الأصلي تخفيض بنسبة معينة او بمبلغ مقطوع لنفس العطاء يتم اعتمادها عند التحليل والتقويم والإحالة.

د– يتم استبعاد المبالغ الاحتياطية المثبتة في جدول الكميات المسعر لمقدم العطاء غير المطلوبة في وثائق المناقصة عند التحليل والمقارنة.

ه – يتم احتساب اسعار جميع العطاءات لاغراض المفاضلة على أسس موحدة وبموجب نشرة البنك المركزي العراقي يوم الفتح على أن ينص عليه في وثائق المناقصة.

و – على اللجنة القيام بتحليل العطاءات البديلة المرافقة للعطاءات الأصلية إذا أجازت شروط المناقصة ذلك وكان الهدف من العطاءات البديلة تقليص في الكلفة او المدة او نقل معرفة او ادخال تكنولوجيا جديدة لتنفيذ المشروع او تقديم مواصفات فنية أفضل مع مراعاة الكلف التخمينية الخاصة لأغراض التعاقد.

فتح وتحليل العطاءات

رابعا: تعتمد الضوابط والمؤشرات التالية لغرض التوصل الى العطاء الافضل بالاضافة الى الضوابط المثبتة في وثائق المناقصة :

حجم الالتزامات المالية للمقاول او المجهز خلال السنة ولا يجوز احالة أكثر من مناقصة واحدة على مقدم العطاء الاعند التأكد من قدرته وكفاءته المالية بما فيها تحقق الأرباح في حساباته الختامية المدققة لاخر سنتين وكذلك كفاءته الفنية المتمثلة في توفر الملاكات الفنية والمعدات التخصصية المطلوبة.
الكفاءة المالية من خلال تقديم الحسابات الختامية لآخر سنتين المصادق عليها من قبل مراقب حسابات.
توفر المهارات والقدرات الفنية لتنفيذ العقد (ملاكات هندسية وفنية ومعدات تخصصية). الاعمال المنجزة أو المماثلة ومبالغها ومستوى تنفيذها على ان يتم تأييدها من قبل الجهات التعاقدية.

خامسا: يتم تحليل وتقويم العروض الفنية والمالية لعطاءات المناقصين الخاصة بعقود تنفيذ المقاولات او تجهيز السلع والخدمات غير الاستشارية وفقا للاجراءات المعلنة في التعليمات لمقدمي العطاءات.

سادسا: لجهة التعاقد استكمال البيانات الفنية والشروط القانونية غير الجوهرية المطلوبة من جهة التعاقد في شروط المناقصة باستثناء ماورد في الفقرة (ثانيا ج) من هذه الضوابط والبيانات التي تغير الأسعار زيادة أو نقصان ( ولا يشمل ذلك تصحيح الأخطاء الحسابية) وفي حالة عدم قيام مقدم العطاء باستكمال هذه النواقص فيتم استبعاد العطاء ومصادرة التأمينات الاولية.

فتح وتحليل العطاءات

سابعا : على جهات التعاقد إطلاق التأمينات الأولية بناء على طلب من مقدمي العطاءات الذين لا يحتمل أن ترسو المناقصة عليهم قبل انتهاء مدة نفاذية تلك العطاءات وبعد رفع التوصيات من لجنة تحليل العطاءات على أن يتم استحصال موافقة رئيس جهة التعاقد ويتم الاحتفاظ في كل الأحوال بتأمينات المناقصين الثلاث الأوائل المرشحين للإحالة لحين تقديم التأمينات النهائية من مقدم العطاء الفائز وتوقيع العقد.

ثامنا: مطالبة مقدمي العطاءات بتمديد مدة نفاذية عطاءاتهم اذا تطلب الأمر ذلك بالاضافة الى مطالبتهم بتمديد نفاذية خطابات الضمان الخاصة بالتأمينات الاولية أو تجديدها في حالة انتهائها.

تاسعا: على لجان التحليل الايعاز الى تشكيلات العقود لغرض التأكد من صحة صدور البيانات المطلوبة في وثائق المناقصة والمتمثلة ب (التأمينات الاولية، هوية التصنيف، هوية غرفة التجارة ، شهادة تأسيس الشركة، كتاب عدم الممانعة من الاشتراك بالمناقصة الصادر من الهيئة العامة للضرائب، الأعمال المماثلة… الخ ) وحسب طبيعة المناقصة من الجهات المعنية للمرشحين الثلاثة الأوائل قبل الإحالة.

عاشرا :- اذا حصل خلاف في الرأي بين أعضاء لجنة تحليل العطاءات فيجب تثبيت أوجه الخلاف في التقرير النهائي ويحسم الخلاف من رئيس جهة التعاقد.

أحد عشر: يجب أن يتضمن المحضر النهائي حقلا خاصا يبين توصية لجنة التحليل والتقويم يذكر فيه اسم مقدم العطاء المرشح للاحالة وجنسيته بموجب الجدول المرافق معه ومبلغ العطاء وعملته ومدة التنفيذ او التجهيز بالايام والأسس التي استندت اليها اللجنة في هذه التوصية وكون العطاء متوازن ومبلغه ضمن الحدود المقبولة للكلفة التخمينية ويختم المحضر بتاريخه بعد التوقيع عليه من رئيس وأعضاء اللجنة.

ثاني عشر:. بعد الانتهاء من عملية التحليل ينظم جدول مفصل بالعطاءات كافة تبين فيه جميع التفاصيل المتعلقة بها والنواقص (ان وجدت) مع اجراء المقارنة والتقويم من النواحي الفنية والقانونية والمالية.

ثالث عشر:

أ- على لجان التحليل مراعاة إنجاز أعمالها في دراسة وتحليل العطاءات ورفع التوصية بالاحالة بما يضمن حصول المصادقة واصدار كتاب الاحالة قبل انقضاء فترة نفاذ العطاءات المحددة في وثائق المناقصة او أي تمديد حاصل عليها.

ب– تقييم لجان تحليل وتقييم العطاءات برفع التوصيات الخاصة بالارساء الى اللجنة المركزية للمراجعة والمصادقة على الاحالة حيث تخول اللجنة المركزية لمراجعة ومصادقة الاحالة صلاحية التفاوض مع صاحب افضل عطاء للتوصيل الى الكلفة التخمينية ( على أن تراعي الصلاحية المالية للتعاقد) وفي حالة تجاوز موضوع الصلاحية أعلاه يتم مفاتحة الجهات صاحبة الصلاحية والتي لها اتخاذ أحد الإجراءات التالية:۔

الموافقة على توصية لجنة التحليل .
اعادتها الى اللجنة ذاتها او الى لجنة أخرى تقترحها اللجنة المركزية للمراجعة والمصادقة على الاحالة لاعادة دراستها وتقييم العطاءات .
رفض توصيات لجنة التحليل.

رابع عشر: تقوم جهة التعاقد بإصدار كتاب الاحالة خلال مدة سبعة أيام عمل من تاريخ مصادقة اللجنة المركزية للمراجعة والمصادقة على الإحالة يتضمن المدة المطلوبة لتوقيعه على العقد مع مراعاة مدة نفاذية العطاء وأن يتضمن ( اسم المناقص المحال إليه العقد ،عنوانه، رقم هاتفه ، البريد الإلكتروني ، اسم ورقم المناقصة أو الدعوة ، مبلغ الاحالة مدة التنفيذ، تاريخ بدء سريان العقد، التأمينات النهائية واية امور اخرى تقتضيها طبيعة الإحالة).

خامس عشر:۔ یعد قرار الإحالة نافذة من تاريخ تبلغ المناقص الفائز به واستلامه رسميا وعلى جهة التعاقد اشعار بقية المناقصين بذلك تحريريا.

فتح وتحليل العطاءات

سادس عشر :۔ على المناقص الفائز المبلغ رسمية بالإحالة توقيع العقد خلال مدة لا تتجاوز (14) اربعة عشر يوم عمل من تاريخ التبليغ بالإحالة مع مراعاة أحكام المادة (۱۰) من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية النافذة.

سابع عشر: يلغى اي تعميم تم تضمين أحكامه في هذه الضوابط او يتعارض معها.

ثامن عشر:. تنفذ هذه الضوابط من تاريخ صدورها.

اقرأ أيضا :